Inseres produtos novos no Shopify, ou corriges quantidades, e no Moloni continua tudo como estava. Forças a sincronização na app, e nada. A primeira reação é procurar um erro. Antes disso, confirma o que a sincronização faz, porque é provável que esteja a funcionar exatamente como foi desenhada: o stock do Shopify não sincroniza para o Moloni.
Este artigo explica o que a sincronização faz, o que não faz, e como montar a operação para os dois stocks andarem lado a lado, sobretudo se tens loja física e loja online a vender o mesmo inventário.
O que a sincronização faz
A documentação do Moloni sobre sincronização de stocks com o Shopify é clara na direção: “a sincronização de stocks acontece do Moloni para o Shopify”. Sempre que há um movimento de stock no Moloni, o stock do artigo no Shopify é atualizado. A atualização é feita por um evento agendado, e por isso pode demorar alguns minutos.
O ciclo de uma venda online é este: o cliente compra na loja online; a app emite a fatura no Moloni; a fatura retira uma unidade ao stock do Moloni; esse movimento é sincronizado para o Shopify. Não é o Shopify que desconta diretamente; é a fatura, no Moloni, que manda.
Uma venda na loja física segue o mesmo caminho: fatura no Moloni, uma unidade a menos no Moloni, atualização no Shopify a seguir.
O que a sincronização não faz
Não compara os dois stocks nem os iguala. Se tens 10 unidades no Shopify e 8 no Moloni, a app não põe 10 no Moloni nem 8 no Shopify; limita-se a aplicar movimentos. É por isso que introduzir stock no Shopify e esperar que apareça no Moloni não funciona: esse caminho não existe.
Não cria artigos no Moloni a partir de produtos do Shopify, a não ser que essa opção esteja ativa nas definições da app. Para quem já tem os artigos criados no Moloni, as opções de criar e atualizar artigos não são necessárias; basta a de sincronizar stocks. Um produto que existe no Shopify e não existe no Moloni não tem stock para sincronizar.
E não funciona sem uma chave comum: a referência do artigo no Moloni tem de ser igual ao SKU do produto no Shopify. É obrigatório. Se não baterem certo, a sincronização falha para esse produto, sem aviso na loja.
Quem manda no stock
A consequência de tudo isto é uma decisão de operação: o stock gere-se no Moloni. As compras a fornecedores dão entrada no Moloni através da fatura de compra; cada fatura emitida, na loja física ou pela venda online, desconta uma unidade; o Shopify recebe o resultado.
Se lanças todas as faturas de fornecedor no Moloni e todas as vendas passam por faturas emitidas no Moloni, os dois stocks mantêm-se alinhados depois de um alinhamento inicial. Se há vendas que não passam por fatura no Moloni, o alinhamento quebra e tens de o repetir.
Se ainda não tens stock organizado em lado nenhum, começa no Moloni: o apoio do Moloni explica o inventário, e existe a possibilidade de vários armazéns. Só depois liga a sincronização.
Ativar a sincronização na app
Na app do Moloni dentro do Shopify, nas definições, na secção de artigos e impostos, ativa Sincronizar stocks do Moloni para o Shopify. É a única opção necessária para o stock. As opções de criar produtos do Shopify na conta Moloni e de atualizar artigos automaticamente servem outros fins e podem ficar desligadas se já tens os artigos criados no Moloni. Os nomes exatos podem mudar com as versões da app.
Depois de ativar, não te assustes se o desconto não aparecer de imediato no Shopify. A atualização é agendada e pode demorar alguns minutos.
Alinhamento inicial
Antes de confiar na sincronização, os dois stocks têm de estar iguais uma vez. O caminho mais simples é alterar o stock no Shopify para ficar igual ao do Moloni; a partir daí, com as vendas a passar pelo Moloni, andam sempre lado a lado.
Com muitos produtos:
- Exporta os artigos do Moloni com referência e stock.
- Exporta os produtos do Shopify em CSV, com SKU e quantidade.
- Cruza os dois ficheiros pela referência e pelo SKU. As linhas sem correspondência são o primeiro problema a resolver: ou a referência está diferente, ou o artigo não existe num dos lados.
- Corrige o Shopify a partir do Moloni, por importação de CSV ou à mão se forem poucos.
- Ativa a opção de sincronização na app e faz uma venda de teste, para confirmar que a fatura é emitida e o stock desce nos dois lados.
Se tens milhares de referências e uma loja física com movimento, este cruzamento não é um evento único; é um processo a repetir periodicamente, porque há sempre movimentos que escapam à faturação. O processo é o mesmo: exportar do software de faturação, cruzar por SKU com a exportação do Shopify e gerar o ficheiro de atualização de forma controlada, em vez de atualizar à mão. A alternativa é vender online produtos que já não existem na loja física e ter de devolver o dinheiro ou comprar ao fornecedor sem contar.
O atraso, e quando importa
A sincronização é feita por um evento agendado, não no instante da venda. Na maior parte dos dias isso é irrelevante. Num pico, como a Black Friday, pode não ser: com uma unidade de stock, uma venda ao balcão e uma venda online quase simultâneas podem passar as duas antes de a atualização chegar ao Shopify. É o cenário típico em que a última unidade se vende duas vezes.
Para artigos de unidade única ou stock muito baixo em dias de campanha, tens duas opções a avaliar: retirar esses artigos da loja online durante o pico, ou aceitar o risco e ter um processo para contactar o cliente e reembolsar depressa. O que não resolve é forçar a sincronização mais vezes; o atraso está no evento agendado da app.
Verifica antes de dar por fechado
- Escolhe cinco produtos, confirma que a referência no Moloni e o SKU no Shopify são iguais, letra a letra.
- Faz uma venda de teste online e outra na loja física, e vê o stock nos dois sistemas passado algum tempo.
- Cria um produto novo no Shopify e confirma o que acontece no Moloni com as definições atuais da app. Se não aparecer, decide se ligas a criação automática de artigos ou se passas a criá-los primeiro no Moloni.
- Guarda o ficheiro do alinhamento inicial com a data. Quando algo não bater certo, é o ponto de partida para perceber onde divergiu.
Se vendes produtos que consegues repor por encomenda, há uma configuração no Shopify que interage com isto: continuar a vender quando esgotado, que deixa o stock ficar negativo por momentos até a sincronização o corrigir.
Este artigo foi preparado a partir dos conteúdos da Academia Shopifyers, com a direção da sincronização confirmada na documentação do Moloni.
